Задача, связанная с автоматизированной обработкой большого количества документов, актуальна для многих организаций, в том числе и для учебных заведений. Авиашкола Аэрофлота является одним из крупнейших специализированных образовательных центров, в котором тысячи специалистов (пилотов, бортпроводников, авиадиспетчеров, инженерно-технических работников и другого персонала) проходят обучение и повышают свою квалификацию. Среди заказчиков школы - не только материнская авиакомпания, но и многие другие авиаперевозчики России. Большой поток слушателей учебных программ - это и достаточно серьезные объемы документооборота. По итогам обученияслушатели Авиашколы получают документы об образовании (дипломы, свидетельства, сертификаты и т.д.). Учет слушателей и учебных групп ведется в специально разработанном для нужд заказчика приложении на платформе “1С: Предприятие” на базе типовой конфигурации “1С: Образовательное учреждение”. В этой же системе сохраняются ссылки на итоговые документы об образовании. После распечатки документа он заверялся подписью и печатью, а затем вручную сканировался и снова загружался в систему на базе “1С”. В системе сохранялись электронные архивы отсканированных образов документов об образовании, которые получили ее выпускники. Отсканированные копии распределялись по группам, авиакомпаниям и другим параметрам. В дальнейшем каждый документ распечатывался по запросу, а отсканированные образы отсылались в ту авиакомпанию, которая и заказывала обучение своих сотрудников.

Для сравнения – поток обучающихся в Авиашколе намного больше и интенсивнее, чем в обычном высшем или среднем профессиональном учебном заведении. Одни курсы длятся несколько месяцев, другие несколько недель, в третьих образовательный процесс занимает всего несколько дней. Практически ежедневно Авиашкола выпускает новых специалистов, документы которых требуют обработки. За месяц необходимо обработать, в среднем, около 10 тысяч дипломов, свидетельств и других документов. Специалистам учебного отдела приходилось тратить немало рабочего времени на сканирование каждого документа по отдельности и размещение его электронной копии в системе. Также нельзя сбрасывать со счетов пресловутый человеческий фактор, ведь от длительной и однообразной работы внимательность человека притупляется, что неизбежно ведет к увеличению числа ошибок.


Поскольку данный процесс был достаточно трудоемким и затратным, администрация учебного заведения задумалась о его автоматизации. Была поставлена задача по внедрению потокового сканирования документов и их автоматическому прикреплению к группам учащихся в системе. Также нужно было реализовать автоматическую или полуавтоматическую рассылку документов заказчикам обучения по электронной почте.

Специалисты компании “ИМС (Интеллектуальные Медиа Системы)” взялись за реализацию данного проекта. В основу будущего решения легла система штрихкодирования. Каждому сертификату присваивается штрих-код, который хранится в системе. По штрихкоду можно определить слушателя, а также когда и в какой группе он проходил обучение. В момент сканирования документа со штрих-кодом система автоматически считывает его, обрабатывает содержимое и размещает в соответствующей группе. Автоматически формируется полный пакет документации по всем группам и каждому слушателю. На следующем этапе был реализован механизм автоматизированной рассылки документа ответственным лицам со стороны заказчиков обучения. Каждый день та или иная группа завершает свое обучение. Соответственно, ежедневно рассылается пакет документов.

Скажем несколько слов о том, как был организован сам процесс присвоения штрих-кодов. Генерация штрих-кодов разрабатывалась специалистами “ИМС” с нуля на основе алгоритма штрих-кодирования, реализованного в программной платформе “1С: Предприятие”. Как только группа сформирована и сохранена в системе, для каждого из ее слушателей создается индивидуальный штрих-код, а в самой системе размещается база кодов, слушателей и групп. Поскольку в Авиашколе обучают множеству различных специальностей, то и формы итоговых документов использовались самые разнообразные. Унификация их невозможна, поскольку бланки зачастую утверждаются на государственном уровне. Поэтому специалисты компании “ИМС” должны были решить задачу по оптимальному размещению штрих-кода в свободном поле, без нарушения целостности формы. Сегодня, при изменении бланка, сотрудники заказчика могут самостоятельно выбрать новое место для размещения штрих-кода, настроив соответствующие системные параметры. Штрих-код, может быть размещен в разных частях документа, а задача системы - обнаружить его и считать. Она была успешно решена специалистами “ИМС”.


Цепочка обработки документов выглядит следующим образом. С потокового сканера на сервер поступают PDF-файлы отсканированных документов. Затем, по заданному расписанию, программа сортировки “просматривает” их и, согласно штрих-кодам, сортирует в системе. Ошибочно распознанные документы помещаются в отдельную папку. После того, как все данные загружены в систему и распределены по группам, запускается специальный алгоритм на платформе “1С”, который формирует письма для автоматизированной рассылки ответственному лицу со стороны заказчика. К письму прикладываются все отсканированные документы учащихся.

По срокам реализация проекта, от составления ТЗ до ввода решения в промышленную эксплуатацию, заняла примерно два-три месяца. Что касается системных требований к данному решению, то они касались лишь аппаратных возможностей потоковых сканеров, которые используются при обработке документов. Требовалось оборудование, поддерживающее разрешение не ниже 600 dPi (точек на дюйм) и умеющее работать в локальной корпоративной сети. Никаких других требований не предъявлялось.

Таким образом, процесс, который раньше отнимал несколько часов рабочего времени у сотрудников учебного отдела, сегодня полностью автоматизирован. Задача оператора сводится лишь к проверке корректности обработки потока документов, что занимает считанные минуты.